Evidencia obchodných prípadov

Svojho času som pre jednu spoločnosť navrhol CRM ušité na mieru, ktoré sme nazvali Achilles. Názov nebol náhodný, áno podľa Achillovej päty pretože evidencia je Achillova päta predajcu. Či chcete alebo nie, tam to všetko začína, pokračuje a končí. Bez evidencie nie je nič a je len otázkou času kedy sa to prejaví na výsledkoch.

 Predajcovia si ale neradi vedú evidenciu. Je to pre nich zdĺhavé a robia všetko preto aby to nemuseli robiť. Kto si ale evidenciu nevedie tak v obchode nemôže mať dlhé trvanie, úspech. Niekto si myslí, že si všetko zapamätá a niekomu sa zase nechce a rovnako poznáme niekoľko CRM systémov, ktoré vytvorili rôzne spoločnosti a nie vždy môžu byť tým pravým pre vás pokiaľ máte špecifické požiadavky a ste zvyknutí na určité dáta, ktoré sú pre vás podstatné. 

Preto, pokiaľ vám dostupné riešenia nevyhovujú vytvorte si vlastné a vôbec to nemusí byť drahé riešenie. V zásade máte dve možnosti, ktoré naozaj dávajú zmysel. Prvé je dať si naprogramovať vlastné CRM šikovnému programátorovi, ktorý využije existujúce dostupné riešenia, bežne dostupné bez licencie a na tom vám postaví to čo potrebujete. Táto varianta vás bude stáť tak od 1000 do 2000 eur. Bude to ale riešenie na mieru. Pokiaľ ste firma tak sa vám to oplatí a pokiaľ nie tak navrhujem využiť excel, ktorý je často postačujúci.

Aké dáta potrebujete evidovať pokiaľ chceme pracovať v exceli?

1. Názov prevádzky a firmy (pokiaľ sa jedná o maloobchodné prevádzky
2. Adresa (je na vás či prevádzky alebo spoločnosti, ja by som dal obe)
3. Mesto
4. Kontaktná osoba
5. Mobil
6. Email
7. Typ produktu/služby na ktorý ste ho oslovili
8. Dátum prvého oslovenia + o aký typ oslovenia šlo (telefonát/osobné stretnutie)
9. Dátum najbližšieho kontaktu
10. Status - poznámka

Poďme si teraz popísať formu akou by ste to mali robiť aby vás to nezahltilo a aby to malo zmysel a rovnako si popíšeme aj jednotlivé body v prípade excelu

1. Rozhodnite sa či budete alebo nebudete používať diakritiku. V exceli budete chcieť filtrovať a mohlo by vám to spôsobiť problémy pokiaľ budete raz písať s a inokedy zase bez diakritiku
2. Používajte vždy rovnaké názvy na rovnaké stavy, názvy a pod. Pokiaľ raz napíšte Košice tak si dávajte pozor aby aj v iných riadkoch boli Košice a nie Kosice, košice, KOšice a podobne.
3. Používajte rovnaký formát čísel a dátumov
4. Nastavte si ukotvenie priečok
5. Nastavte si filtre
6. Horný ukotvený riadok si nastavte ako základný určujúci názov jednotlivých typov dát a pokračujte riadok po riadku pre dáta

Popíšme si jednotlivé body:

1. Názov firmy - Dôležitý údaj, dokonca niekedy by som navrhol doplniť aj IČO.
2. Názov prevádzky (pokiaľ sa jedná o maloobchodné prevádzky- Pokiaľ sa jedná o maloobchodnú prevádzku, reštauráciu a podobne tak názov spoločnosti sa môže líšiť od názvu prevádzky. Preto pokiaľ sa chcete lepšie orientovať vo svoje databáze píšte si aj tento údaj.
3. Adresa (je na vás či prevádzky alebo spoločnosti, ja by som dal obe) - Osobne preferujem viesť si v evidencii radšej adresu prevádzky pretože to je to miesto kam budete za klientom chodiť.
4. Mesto - Píšte si mesto, vďaka filtrom si potom výrazne uľahčíte prácu
5. Kontaktná osoba - Najväčší trapas je keď zabudnete ako sa volá vaša kontaktná osoba. Na toto nezabúdajte
6. Mobil - Preferujem mobilné číslo pred pevnou linkou. Píšte ho vždy jednotnou formou. Ak začnete písať čísla s SK predvoľbou tak to robte všade. Dôležité je aby všetky čísla mali rovnaký formát
7. Email - trvajte na tom aby to bol mail na konkrétnu osobu a nie všeobecný na ktorý keď niečo pošlete tak to môže upadnúť do zabudnutia
8. Typ produktu/služby na ktorý ste ho oslovili - Predávate viac druhov produktov? Uveďte na ktorý ste zákazníka oslovili alebo ktorý má u neho potenciál
9. Dátum prvého oslovenia + o aký typ oslovenia šlo (telefonát/osobné stretnutie) - Veľmi dôležitý údaj. Je dobré si pamätať kedy a ako sme zákazníka oslovili aby ste vedeli na to v budúcnosti nadviazať.
10. Dátum najbližšieho kontaktu - Podľa môjho názoru na toto zabúda skoro každý predajca...nezabúdajte na to pretože nezapamätáte si všetko a vedieť kedy mám koho kontaktovať je základom úspechu.
11. Status - poznámka - Nepíšte elaboráty, stačí stručne a vecne napísať čo sa dialo.